Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot
ISLAB hyvinvointiyhtymä
Y-tunnus: 2126106-6
Osoite: PL 1700 (Puijonlaaksontie 2), 70211 Kuopio
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Hallinto- ja talous johtaja Anu Tervala, 044 717 8702
Tietosuojavastaava: tietosuoja@islab.fi, 044 717 8715
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta ja tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c alakohta (lakisääteinen velvoite) sekä e alakohta (yleistä etua koskevan tehtävän suorittaminen ja julkisen vallan käyttö). Henkilötietoja käsitellään lainsäädännön mukaisten tehtävien toteuttamiseksi.
Toimielinrekisterin tarkoituksena on ylläpitää ajantasaisia tietoja toimielimistä ja niiden jäsenistä sekä mahdollistaa toimielinten toiminnan, kokoushallinnan, päätöksenteon, luottamushenkilöhallinnon ja niihin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden hoitaminen.
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisterissä voidaan käsitellä seuraavia henkilötietoja:
1. Luottamushenkilöiden yhteystiedot
- nimi
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
Yhteystietoja käytetään toimielinten toimintaan liittyvään viestintään, kokouskutsujen toimittamiseen sekä muihin luottamustehtävän hoitamiseen liittyviin yhteydenottoihin.
2. Palkkioiden maksamiseen liittyvät tiedot
- nimi
- henkilötunnus
- arvo tai ammatti
- postiosoite
- puhelinnumero
- sähköpostiosoite
- pankkitilin numero
- puoluejäsenyyttä tai puolueveron perintää koskevat tiedot sekä mahdollinen maksusitoumus
- kokous- ja palkkiotiedot
Tietoja käsitellään luottamushenkilöiden palkkioiden maksamista sekä niihin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden hoitamista varten.
3. Toimielinten kokoonpano- ja tehtävätiedot
- nimi
- arvo tai ammatti
- nimeävä organisaatio
- tehtävä toimielimessä (esim. puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, jäsen, varajäsen tai toimitusjohtaja)
- toimikauden alkamis- ja päättymispäivä
- tieto toimielimestä, johon henkilö on valittu
- kokous- tai valintapäivä
Tietoja käsitellään toimielinten kokoonpanojen, toimikausien, päätöksenteon ja toimielinhallinnon ylläpitämiseksi.
Tietolähteet
Henkilötiedot saadaan pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan täydentää rekisterinpitäjän käytössä olevista henkilöstöhallinnon järjestelmistä sekä julkisista päätösasiakirjoista, pöytäkirjoista, nimeämiskirjeistä ja muista toimielinten kokoonpanoja koskevista virallisista asiakirjoista.
Henkilötietojen käsittelijät ja luovutukset
- Toimielinten jäsenten nimet ja muut julkiset tiedot voidaan julkaista verkkosivuilla ja pöytäkirjoissa.
- Kokouspalkkioiden ja kulukorvausten maksamiseen tarvittavat tiedot luovutetaan palkkahallinnon palveluntuottaja Monetra Pohjois-Savo Oy:lle ja tallennetaan ISLABin henkilöstötietojärjestelmään.
- Henkilö- ja yhteystietoja ei luovuteta muille ulkopuolisille tahoille, ellei luovutus perustu lakiin tai rekisteröidyn antamaan suostumukseen.
Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Henkilötietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.
Mikäli tietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, siirrot toteutetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti ja asianmukaisia suojatoimia käyttäen, kuten Euroopan komission hyväksymiä vakiolausekkeita.
Tietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin se on tarpeen rekisterin käyttötarkoituksen toteuttamiseksi sekä rekisterinpitäjän lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi.
- Kokouspalkkioiden ja kulukorvausten maksamiseen liittyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpito-, palkkahallinto- ja arkistointia koskevan lainsäädännön edellyttämän ajan.
- Toimielinten kokoonpanoja, jäsenyyksiä, toimikausia ja päätöksentekoa koskevia tietoja säilytetään tiedonohjaussuunnitelman (TOS) mukaisesti.
- Pysyvästi säilytettävät toimielinten kokoonpano- ja päätöksentekotiedot säilytetään arkistolainsäädännön sekä organisaation tiedonhallintaa koskevien määräysten mukaisesti.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
- saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
- tarkastaa itseään koskevat tiedot
- pyytää virheellisten tietojen oikaisua
- pyytää tietojen poistamista, jos käsittelylle ei ole perustetta
- rajoittaa tietojensa käsittelyä
- vastustaa käsittelyä henkilökohtaisella perusteella
Lisätietoja oikeuksistasi saat ISLABin tietosuojavastaavalta.
Sinulla on myös oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Lisätietoa saat osoitteesta: Ilmoitus tietosuojavaltuutetulle | Tietosuojavaltuutetun toimisto.
Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tietosuojaselostetta voidaan päivittää tarvittaessa. Ajantasainen versio on saatavilla ISLABin verkkosivuilla.