Ennakointitiedolla hallittuihin muutoksiin

Ennakointitiedolla hallittuihin muutoksiin

Palvelujen, toimintojen ja henkilöstön johtamisen tueksi organisaatiossa tarvitaan ajantasaista tilannekuvaa ja tulevaisuuteen suuntaavaa tietoa esimerkiksi palvelutarpeiden muutoksista, kysynnästä, rahoituksesta ja henkilöstöresursseista. Jos erilaisia muutospaineita ei tunnisteta ajoissa, eli niitä ei osata ennakoida, ovat organisaatiot äkkinäisten korjausliikkeiden varassa. Nopeat pakon edessä tehdyt ratkaisut voivat aiheuttaa organisaatiossa levottomuutta, häiritä toimintaa, ja olla jopa strategian vastaisia. Ennakoivaa ja tulevaisuuteen suuntaavaa tiedolla johtamista on näin ollen syytä opetella ja edistää.

Julkisen SOTE-sektorin niukkenevat taloudelliset resurssit ja yhtä aikaa kasvavat palvelutarpeet ohjaavat esimerkiksi hyvinvointialueita entistä tiukempaan tuottavuuden ja vaikuttavuuden tarkasteluun.

Yhtä aikaa kun hyvinvointialueiden säästötoimenpiteiden, toiminnan tehostamisen, hukan minimoimisen ja prosessien järkeistämisen on katsottava olevan välttämätöntä niin resurssien riittävyyden kuin asiakastarpeiden ja toiminnan vaikuttavuuden näkökulmasta, aiheuttavat ne hyvinvointialueille palveluita tuottaville organisaatioille omanlaisiaan haasteita. Erityisesti jos muutokset ovat äkkinäisiä ja syystä tai toiselta ennakoimattomia. Esimerkiksi hyvinvointialueiden ostopalvelujen käytön kriittinen tarkastelu, prosessien sujuvoittaminen ja toimintojen karsiminen on johtanut ISLABin tuottamien laboratoriopalvelujen kysynnän merkittävään laskuun, ja sitä kautta pakottanut meidät myös hyvinvointiyhtymän toimintojen, prosessien ja henkilöstöresurssien uudelleen tarkasteluun. Kaikki tämä on ehdottoman järkevää ja välttämätöntä koko Suomen julkisen talouden näkökulmasta. Tärkeää kuitenkin olisi osata ennakoida muutospaineet, varautua niihin ajoissa ja toteuttaa muutokset hallitusti ja suunnitelmallisesti yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa. Näin myös henkilöstö pysyy mukana muutoksessa!

ISLABissa on onnistuttu toteuttamaan viime vuosien tarvittavia säästötoimenpiteitä rakenteellisten muutosten, toimintojen kehittämisen, keskittämisen ja uudistumisen kautta. Tilanteen haastavuuden takia juustohöylältäkään ei ole täysin vältytty, mutta lyhytkantoisin hätäratkaisuihin tai esimerkiksi äkkinäisiin työntekijöiden irtisanomisiin tai lomautuksiin johtaviin yt-menettelyihin ei ole jouduttu.

Kysymys kuuluu, onnistummeko tässä jatkossakin?

Vastaus on, kyllä onnistumme, kun opimme entistä paremmin hyödyntämään ennakointitietoa ja johtamaan toimintoja ja henkilöstöä tietoon perustuen, strategisesti ja suunnitelmallisesti, sekä kehittämään toimintojamme yhdessä omistajiemme kanssa. ISLABin valmisteilla olevan strategian onkin oltava tulevaisuuteen katsova, toisaalta sen on joustettava nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä, mutta ennen kaikkea sen on edistettävä tiedolla johtamisen kulttuuria, tietojohtamisen osaamista sekä aitoa kumppanuutta hyvinvointialueiden kanssa. Kumppanuutta tulee edistää niin operatiivisen johtamisen kuin taktisen ja strategisenkin johtamisen alueilla!

Tiedolla johtaminen – mitä se sitten käytännössä tarkoittaa?

Tiedolla johtaminen – mitä se sitten käytännössä tarkoittaa?

Tiedolla johtamiselle ei ole vakiintunutta täsmällistä määritelmää. Sitran sosiaali- ja terveyspalveluiden tietojohtamisen käsikirjassa (2014) tietojohtamisella tarkoitetaan prosesseja ja käytäntöjä, joiden avulla tietoa kerätään, jalostetaan ja hyödynnetään organisaation sisällä sekä organisaatioiden välisessä kommunikoinnissa. Tietojohtamisen perusidea on se, että oikeaa, analysoitua ja jalostettua tietoa hyödynnetään päätöksenteossa ja toiminnan johtamisessa. Organisaation eri tasoilla tarvitaan erilaista tietoa. Puhutaan operatiivisesta eli päivittäisjohtamisesta, taktisesta eli keskipitkän aikavälin muutosjohtamisesta, sekä strategisesta johtamisesta eli pitkän aikavälin kehittämisestä. Jokaisella tasolla päätöksenteon tulisi perustua tietoon, ei mutu-tuntumaan. Operatiivisessa johtamisessa hyödynnetään enemmän organisaation sisäistä tietoa – strategisessa johtamisessa tarvitaan enemmän myös organisaation ulkopuolelta saatavaa tietoa.

Tiedolla johtaminen on haastavaa, sillä tieto on usein hajanaista ja se on ripoteltuna eri järjestelmiin. Saatavilla olevan tieto ei ole sellaisenaan useinkaan hyödynnettävissä, vaan tietoa tulisi analysoida ja eri tietolähteistä kerättyä tietoa yhdistellä. Tietoa on saatavilla paljon ja sen vuoksi on myös osattava tunnistaa olennainen tieto epäolennaisesta ja luotettava epäluotettavasta. Sisäisen ja ulkoisen tiedon yhdistäminen on vaikeaa, kun tiedot eivät ole yhteismitallisia eivätkä käsitteet yhteneviä. Organisaatiolla ei myöskään välttämättä ole käytettävissään tiedolla johtamista tukevia järjestelmiä ja menetelmiä tai tiedolla johtamisen osaamista. Tiedolla johtamista onkin edistettävä organisaatiossa monella eri rintamalla.